Di era digital saat ini, email (electronic mail) sudah menjadi kebutuhan dasar, terutama bagi organisasi. Email menggunakan mail server yang bertugas mengelola semua aspek email, yakni mengirim, menerima, dan menyimpan email. Mail server juga mempermudah mengirim pesan ke setiap anggota dari suatu perusahaan. Bagaimanapun, ada beberapa kelebihan mail server berbayar dibanding yang gratis.

Jika Anda pelaku bisnis dan masih menggunakan mail server gratis, Anda perlu mempertimbangkan untuk berganti ke layanan berbayar. Memangnya apa saja kelebihan mail server berbayar dibanding yang cuma-cuma? Simak penjelasannya!

Kelebihan Mail Server Berbayar

Foto: Freepik.com

Pada dasarnya mail server di layanan email gratis dan berbayar memiliki proses dan cara kerja yang sama. Perbedaannya terletak pada kebebasan pengaturan, keamanan, dan jumlah disk space yang didapatkan. 

1. Email Dikirim dan Diterima dengan Lebih Cepat

Jika Anda menggunakan mail server sendiri, email yang dikirim kepada Anda akan diterima saat itu juga. Artinya, mail server berbayar akan mengurangi risiko pending pengiriman mailer karena server adalah milik Anda. Email akan siap untuk diambil dan dibaca oleh Anda hampir seketika bahkan tanpa jeda waktu. Karena itu, mail server ini sangat cocok untuk Anda yang file-nya memiliki lampiran besar. 

Analogi sederhana jika Anda menggunakan layanan mail server gratis, email yang dikirim ke Anda akan masuk ke server pusat terlebih dahulu, lalu dikirimkan ke Anda dalam beberapa kurun waktu. Artinya, ada jeda.

Anda bisa menunggu lama untuk memproses lampiran besar jika menggunakan layanan mail server gratis. Belum lagi jika kecepatan koneksi internet Anda kurang ideal, email tersebut dapat membutuhkan waktu ekstra untuk keluar dan masuk kembali.

Tidak demikian jika Anda menjalankan server sendiri. Mail tiba dengan kecepatan LAN, diproses dengan cepat, dan selesai. Tidak perlu menunggu dan tidak mempengaruhi akses Internet lainnya.

Baca juga: Kenali Apa Itu SMTP, Sang Tukang Pos Mailer Anda

2. Mendapat Kepercayaan dari Pelanggan

Dengan menggunakan email berbayar, Anda tidak hanya menggunakan mail server khusus tetapi juga domain sendiri. Tentunya, itu dapat menunjukkan profesionalisme perusahaan Anda di mata kolega bisnis Anda sehingga nantinya kepercayaan dari pelanggan terus meningkat.

3. Kotak Masuk yang Lebih Besar

Anda dapat mengatur ukuran/batasan setiap kotak masuk dan atribut ke email, seperti ukuran lampiran atau jenis lampiran sesuai kebutuhan Anda.

4. Tidak Ada Biaya Kotak Surat per Pengguna

Dengan server email Anda sendiri, Anda dapat memiliki akun sebanyak yang Anda inginkan dan kapanpun Anda mau. Tidak perlu menunggu untuk menambahkan pengguna baru. Saat Anda mengontrol server, Anda dapat menambah dan menghapus pengguna sendiri. Sangat cocok digunakan untuk organisasi dan perusahaan yang memiliki rotasi karyawan cepat.  

5. Membuat Email Group Bisnis untuk Semua Anggota Tim

Email berbayar memungkinkan Anda memiliki mail server sendiri dengan disk space yang lebih besar daripada email gratis. Artinya, Anda dan tim akan lebih mudah melakukan transfer data dan komunikasi dengan klien bisnis Anda. 

Baca juga: Jaringan 5G, Primadona Baru di Dunia Teknologi

6. Punya Email yang Aman dari Virus dan Malware

Dengan memiliki mail server sendiri, nantinya Anda akan memiliki fitur-fitur keamanan tambahan. Serangan virus, malware, spam, dan sebagainya dapat Anda hindari. 

7. Meningkatkan Kualitas Privasi Data

Mail server akan menjaga data penting perusahaan. Jangan khawatir bahwa data email Anda akan digunakan pihak lain untuk memasang iklan di inbox Anda. Sebab, secara khusus dan spesial, mail server Anda adalah milik Anda sendiri. 

8. Printer, Faksimili, dan Email Khusus Lainnya

Dengan server email Anda sendiri, Anda dapat memiliki alamat email yang melakukan hal-hal khusus seperti mencetak secara otomatis pada printer yang diarsipkan di suatu tempat di CD, berkirim faks, mengirim kembali dokumen yang diminta kepada orang yang mengirim email, atau menggunakan email untuk mentransfer data antar program komputer.

Baca juga: 7 Alasan Mail Server Disimpan di Cloud

Layanan mail server khusus untuk bisnis Anda memberikan banyak keuntungan dan kemudahan pengiriman email bisnis secara profesional sekaligus mencegah ancaman bocornya privasi perusahaan Anda. Tertarik untuk beralih? Layanan ini menjanjikan Anda menjalankan bisnis jauh lebih baik!

Tentang OpenCloud

Menjadi mitra bisnis Anda adalah kebahagiaan bagi kami. Klik di sini untuk berlangganan cloud hosting di OpenCloud dan nikmati jaminan keamanan untuk sistem bisnis Anda yang kompleks. 

Sumber

• https://www.teach-ict.com/as_a2_ict_new/ocr/A2_G063/333_networks_coms/servers/miniweb/pg6.htm
• https://www.niagahoster.co.id/blog/mail-server-adalah/?amp
• https://www.aplawrence.com/CS/mailserver.html

Foto utama: Freepik.com